Ein Dokumentenmanagementsystem, in dem alle notwendigen Unternehmensdokumente abgelegt sind, ist eine sinnvolle Sache. Wie aber gelangen die Dokumente ins DMS?
Lohnt sich das papierlose Büro überhaupt noch, wenn man die Zeiten für das Speichern von Office-Dokumenten sowie für das Scannen, Verschlagworten und Archivieren von Papierdokumenten anrechnet?
Die größten Zeiteinsparungen lassen sich erzielen, wenn das Archivieren von Dokumenten möglichst vereinfacht oder gar komplett automatisiert wird.
Archivierung von Office-Dokumenten
Durch die direkte Integration lassen sich Office-Dokumente leicht archivieren. Statt der normalen Speichern-Dialoge zeigt das DMS eigene Dialoge an und fordert ggf. zur Verschlagwortung auf. Dem Anwender entsteht kein merklicher Mehraufwand, während das DMS sicherstellt, dass die Archivierungsvorgaben wie Pflichtfelder und Ordnungshierarchie eingehalten werden. Ausgehende e-Mails können direkt nach dem Senden aus Outlook archiviert werden.
Archivierung von Ausgangsbelegen
Belege, die in Ihrem Warenwirtschaftssystem erzeugt werden, können vollautomatisch archiviert werden. Hierfür werden versteckte Felder auf dem Beleg hinterlegt, die später vom Importprogramm des DMS-Systems ausgewertet und für die Verschlagwortung herangezogen werden. Anschließend wird ein PDF-Drucker eingerichtet, der mit jedem Ausdruck eines Belegs eine Kopie in das DMS "druckt" und dort zum Beispiel unter der gewünschten Kundenakte ablegt.
Archivierung von Eingangsbelegen
Auch wenn es bereits Softwarelösungen gibt, die nach dem Scannen vollautomatisch erkennen können, um welche Art von Dokument es sich handelt (z.B. Rechnung) und von wem dieses stammt (z.B. Müller Eisenwaren AG), sind diese Lösungen derzeit doch noch sehr teuer und lohnen sich erst ab einem sehr hohen täglichen Belegeingang. Aber auch ohne diese aufwändige Technologie lässt sich der Aufwand beim Archivieren von Eingangsbelegen deutlich reduzieren. Zum Beispiel bei eigenen Lieferscheinen, die unterschrieben vom Kunden zurückkommen und abgelegt werden sollen: Auf jedem Lieferschein wird ein Barcode angebracht, anhand dessen jeder Lieferschein eindeutig identifiziert werden kann. Beim Ausdruck des Lieferscheins wird eine elektronische Kopie im DMS abgelegt (s.o.). Wenn der Lieferschein vom Kunden zurückkommt, wird er eingescannt und mit Hilfe des Barcodes vollautomatisch als neue Version des bereits gespeicherten Lieferscheins erkannt und dort abgelegt.
Bei Docuvita befasst man sich schwerpunktmäßig mit der Entwicklung, Anpassung und Implementierung von Dokumentenmanagement-Systemen.
Zu diesem Zweck wurde die hoch flexible DMS-Lösung docuvita compact entwickelt.
Die Lösungen werden speziell auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten - individuelle Schnittstellen zur eingesetzten Software gehören dazu.
Mit docuvita erhalten kleine und mittlere Unternehmen Zugang zu Technologien, mit denen Großkonzerne seit langemt ihre Papierarchive reduzieren,
ihre Auskunftsbereitschaft verbessern, Arbeitsabläufe beschleunigen und Kosten senken.
